SFN-Zuschläge richtig berechnen: Ein einfacher Guide für die Gastronomie
Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder juristische Beratung. Bitte wende dich für verbindliche Auskünfte zu deinem individuellen Fall an einen Steuerberater oder Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Als Gastronom weißt du: Die Stoßzeiten liegen oft dann, wenn andere Freizeit haben – am Abend, am Wochenende und an Feiertagen. Um deine Mitarbeiter fair für diese Arbeitszeiten zu entlohnen, sind Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (SFN-Zuschläge) unerlässlich. Die korrekte Berechnung ist jedoch komplex und oft fehleranfällig, da diese Zuschläge unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfrei sind.
Dieser Guide liefert dir eine einfache Übersicht über die Regeln, die korrekte Berechnungsgrundlage und praktische Tipps, wie du die Einhaltung mit digitalen Tools sicherstellst.
1. Die rechtlichen Grundlagen: Was sind SFN-Zuschläge?
SFN-Zuschläge sind Lohnzuschläge, die zusätzlich zum Grundlohn für Arbeitsstunden gezahlt werden, die zu besonderen Zeiten geleistet wurden. Die entscheidende gesetzliche Grundlage für die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung liefert das Einkommensteuergesetz (§ 3b EStG).
Der entscheidende Vorteil: Steuer- und Beitragsfreiheit
Der größte Vorteil der SFN-Zuschläge ist, dass sie bis zu bestimmten Prozentsätzen steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Das bedeutet, dass der Zuschlag netto wie brutto beim Mitarbeiter ankommt. Das ist ein starker Anreiz und ein effektives Mittel zur Mitarbeiterbindung. Wichtig: Die Steuerfreiheit gilt nur für den Zuschlag selbst, nicht für den Grundlohn.
2. Die Berechnungsgrundlage: Achtung vor der Höchstgrenze
Die korrekte Berechnung des steuerfreien Zuschlags ist die wichtigste Hürde. Der Grundlohn, der für die Berechnung herangezogen wird, ist gesetzlich begrenzt.
A. Ermittlung des Grundlohns
Der steuer- und beitragsfreie Zuschlag darf nur auf Basis eines Grundlohns von maximal 50 Euro pro Stunde berechnet werden.
- Was zählt zum Grundlohn? Der laufende, regelmäßige Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer für seine reguläre Arbeitsleistung zusteht (z. B. Stundenlohn).
- Was zählt NICHT zum Grundlohn? Einmalzahlungen, Boni, Provisionen oder andere Zuschläge.
- Achtung bei hohem Lohn: Wenn dein Mitarbeiter beispielsweise 60 Euro pro Stunde verdient, darfst du den steuerfreien Zuschlag nur auf die Höchstgrenze von 50 Euro berechnen.
Berechnungsgrundlage (max. 50 €/h) x Prozentsatz des Zuschlags = Steuerfreier Zuschlag
B. Die Prozentsätze der SFN-Zuschläge
Die gesetzlich festgelegten Prozentsätze, bis zu denen die Zuschläge steuer- und beitragsfrei sind, sehen wie folgt aus:
| Art des Zuschlags | Zeitraum der Arbeit | Höhe (Prozentsatz des Grundlohns) |
|---|---|---|
| Nachtarbeit | 20:00 bis 06:00 Uhr | 25 % |
| Sonn- und Feiertagszuschlag für Nachtarbeit | 00:00 bis 04:00 Uhr, wenn die Arbeit vor 00:00 Uhr begonnen hat | 40 % (anstelle der 25 %) |
| Sonntagsarbeit | 00:00 bis 24:00 Uhr am Sonntag | 50 % |
| Feiertagsarbeit | 00:00 bis 24:00 Uhr am gesetzlichen Feiertag | 125 % |
| Silvester, Heiligabend (ab 14 Uhr) | 14:00 bis 24:00 Uhr | 125 % |
| Besondere Feiertage | 25. und 26. Dezember, 1. Mai | 150 % |
Beachte: Viele Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen legen höhere Zuschläge fest. Diese sind dann nur bis zur oben genannten gesetzlichen Grenze steuerfrei. Der übersteigende Betrag muss normal versteuert werden, zudem fallen darauf die üblichen Sozialabgaben an.
3. Die korrekte Zeiterfassung: Ohne Daten geht es nicht
Die absolute Voraussetzung für die korrekte Abrechnung der SFN-Zuschläge ist die minutengenaue Erfassung der Arbeitszeit. Hier liegt oft die größte Fehlerquelle.
Effiziente Abläufe: Arbeitszeiterfassung im Zusammenspiel mit Teburio
Du musst jederzeit nachweisen können, dass dein Mitarbeiter tatsächlich zu den zuschlagspflichtigen Zeiten gearbeitet hat.
- Genaue Dokumentation: Setze auf digitale Zeiterfassungssysteme, bei denen der Mitarbeiter über das Smartphone, einen Terminal oder den PC ein- und ausstempelt. Dies gewährleistet die minutengenaue Erfassung.
- Automatisierung: Gute Systeme erkennen automatisch, welche Stunden als Nacht-, Sonntag- oder Feiertagsarbeit gelten und berechnen die prozentualen Zuschläge.
- Verknüpfung mit Dienstplänen: Du erstellst deinen Dienstplan basierend auf der zu erwartenden Auslastung. Teburio liefert dir auf Basis der Reservierungsdaten fundierte Statistiken und Auswertungen, die dir als ideale Grundlage für deine eigene Schichtplanung dienen. Nur wenn die Schichtplanung auf realistischen Zahlen basiert, kannst du die Personalkosten (inkl. Zuschläge) effizient steuern und Überbesetzung vermeiden.
- Nachweisbarkeit: Im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt oder die Rentenversicherung kannst du die steuerfreien Zuschläge nur anerkennen lassen, wenn die minutengenaue Erfassung der Arbeitszeiten lückenlos vorliegt.
4. Häufige Fehlerquellen vermeiden
Fehlerquelle 1: Berechnung auf falschen Grundlohn
Wird der Grundlohn für die Berechnung der Zuschläge nicht aus dem Stundenlohn abgeleitet (z. B. bei festangestellten Mitarbeitern mit Monatsgehalt), kann es zu Fehlern kommen. Die Umrechnung muss stets korrekt erfolgen.
Fehlerquelle 2: Vermischung von Feiertag und Sonntag
An einem Feiertag, der gleichzeitig ein Sonntag ist (z. B. Ostersonntag), darfst du nur den höheren Feiertagszuschlag (125 % oder 150 %) gewähren, nicht beide Zuschläge addieren. Es gilt immer der höchste Anspruch.
Fehlerquelle 3: Fehlende Abgrenzung
Achte darauf, dass die Zuschläge auf der Lohnabrechnung klar als steuer- und beitragsfreier Anteil ausgewiesen werden, um die Transparenz gegenüber dem Finanzamt zu gewährleisten.
Durch Transparenz zur Rechtssicherheit
Die korrekte Berechnung der SFN-Zuschläge ist ein essenzieller Pfeiler deiner Lohnbuchhaltung. Sie stellt sicher, dass du deinen Mitarbeitern die attraktiven, steuerfreien Vorteile bieten kannst, während dein Betrieb rechtlich abgesichert ist. Der Schlüssel zur fehlerfreien Abrechnung liegt in der digitalen und minutengenauen Zeiterfassung, die wiederum auf einer soliden Personalplanung basiert. Verwende die Reservierungs-Statistiken von Teburio, um deine Schichtplanung präzise an die zu erwartende Auslastung anzupassen und deine Personalkosten samt Zuschlägen effizient zu managen. Überprüfe jetzt in deinem Zeiterfassungssystem, ob die hinterlegten Grundlöhne die Höchstgrenze von 50 Euro pro Stunde korrekt berücksichtigen!
