Erstelle und verwalte deine Events in Teburio
und vermarkte diese direkt über das Reservierungswidget.
Wofür nutze ich die Event-Funktion?
Viele Gastronomiebetriebe bieten neben ihrem regulären À-la-carte-Geschäft auch besondere Events an, wie z.B. einen Osterbrunch, das obligatorische Silvester Galamenü, vielleicht eine Weinverkostung oder andere Themenabende. Unsere Event-Funktionen haben wir entwickelt, damit du genau solche und ähnliche Veranstaltungen noch besser verwalten und vermarkten kannst.
Als Gastronom findest du in Teburio einen zentralen Menüpunkt für alle deine Events. Du kannst hier Eventdetails einsehen, die Buchungslage überprüfen und Events bearbeiten. Deine Gäste haben die Möglichkeit, ein Event gezielt über dein Reservierungswidget zu buchen, inkl. detaillierter Eventbeschreibung und individueller E-Mail-Bestätigung.
Deine Events einrichten
Die Event-Funktion kann für sehr unterschiedliche Arten von Events genutzt werden. Wir stellen dir detaillierte Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung, damit du genau das umsetzen kannst, was am besten für dich passt. Zur Verdeutlichung folgende Beispiele:
Ein Event anstatt des regulären À-la-carte-Geschäfts
Vielleicht hast du tagsüber deine normalen Öffnungszeiten, schließt jedoch, bevor du am Abend exklusiv ein bestimmtes Event anbietest. Alle Gäste buchen für den gesamten Abend und starten gemeinsam zu einer festen Uhrzeit.
Ein Event und dein reguläres Geschäft laufen parallel aber unabhängig voneinander
Deine Gäste können wählen, ob sie für ein Event oder dein reguläres À-la-Carte-Angebot reservieren möchten. À-la-carte-Gäste werden in dem einen Raum an Tischen platziert. Das Event findet in einem anderen Bereich statt, ohne Tischzuordnung. Es gibt lediglich eine maximale Teilnehmerzahl.
Das Event ist Teil deines regulären À-la-carte-Geschäfts
Die Gäste deines Events sowie die regulären À-la-carte-Gäste werden nicht separat gezählt, sondern bilden zusammen dein Gästeaufkommen insgesamt. Kapazitätsgrenzen werden für beide Gruppen gemeinsam definiert.
Die Eventübersicht
Zur Eventübersicht gelangst du über den Menüpunkt Events im Menü an der rechten Seite.
Du findest hier alle deine zukünftigen Events in chronologischer Reihenfolge mit den wichtigsten Eventdetails. Dazu gehören das Eventdatum und die Uhrzeit, die Anzahl bereits gebuchter Gäste sowie ob es sich um ein Event-Highlight handelt (Sternsymbol), die Kreditkartengarantie aktiviert ist (Kreditkartensymbol) oder das Event für die Online-Reservierung gesperrt wurde (roter durchgestrichener Globus).
Ein Event erstellen
Neue Events erstellst du über den Button + Event oder indem du ein bestehendes Event kopierst. Wähle dafür das Menü über die 3 Punkte → Kopieren
Anschließend wirst du durch die möglichen Einstellungen geführt. Wir möchten an dieser Stelle nicht jede Option durchgehen (du findest Erklärungen auch direkt in der Maske), sondern die obigen Beispiele exemplarisch aufgreifen.
Ein Event anstatt des regulären À-la-carte-Geschäfts
Hat ein Event einen festen, gemeinsamen Start für alle Gäste, dann wählst du unter Reservierungszeiten lediglich diese eine Uhrzeit. Die Länge der Reservierungen für das Event bestimmst du hingegen unter Verweildauer. Hier geben wir dem Event eine definiertes Ende und legen fest, dass jede Reservierung für das gesamte Event gelten soll: 18:00 – 23:00 Uhr.
Parallel zu dem Event soll außerdem kein reguläres À-la-carte-Geschäft stattfinden. Das erreichst du, indem du für das Datum einen Speziellen Tag anlegst und darüber die Reservierungszeiten entsprechend anpasst. Möchtest du für den gesamten Tag nur das Event anbieten, gibt es hier auch die Option nur Events.
Ein Event und dein reguläres Geschäft laufen parallel aber unabhängig voneinander
Unter Tische & Bereiche kannst du festlegen, in welchen Bereichen dein Event stattfinden soll. Wir haben uns hier für das Kaminzimmer entschieden. Das Event sieht außerdem keine feste Platzierung der Gäste an Tischen vor. Daher beleibt die automatische Tischzuordnung deaktiviert. Die Reservierungen werden lediglich dem Bereich zugeordnet.
Arbeitest du ohne Tischzuordnung, sollte unbedingt die Gästeanzahl für dein Event limitiert werden, da sonst unbegrenzt viele Gäste reservieren können. Wir haben unter Kapazitäten eine Begrenzung auf maximal 100 Gäste hinterlegt.
Damit im Kaminzimmer während des Events keine À-la-carte-Gäste reservieren können, legst du außerdem einen Speziellen Tag an und passt hier die verfügbaren Bereiche für reguläre Reservierungen entsprechend an.
Das Event ist Teil deines regulären À-la-carte-Geschäfts
Sind deine Reservierungen für ein Event schlicht Teil deiner regulären Reservierungen kannst du unter Personenbegrenzung “Es gelten die Grundeinstellungen” wählen.
Für dein Event wird in diesem Fall kein extra Kontingent festgelegt. Hast du in deinen Einstellungen für À-la-carte-Reservierungen z.B. die Gästeanzahl pro Abend auf 50 begrenzt, so könnten sich diese 50 Gäste zu beliebigen Anteilen aus À-la-carte- und Event-Gästen zusammensetzten.
Events bearbeiten oder löschen
Du kannst ein Event auch löschen oder bearbeiten, wenn bereits Reservierungen für das Event angelegt wurden. Bitte beachte, dass die Reservierungen für das Event dabei unverändert bestehen bleiben. Diese müssen daher ggf. zusätzlich verschoben oder storniert werden.
Für ein Event reservieren
Für jedes Event kann festgelegt werden, ob dieses online buchbar ist oder nur intern von den Mitarbeitern verwaltet werden soll.
Das Buchungsfenster gibt dabei vor, in welchem Zeitraum Online-Reservierungen für ein Event möglich sind. Während das Ende des Buchungsfensters angegeben werden muss, kann ein Event auch beliebig weit in die Zukunft buchbar sein.
Online-Reservierung
Ein großer Vorteil der Event-Funktion ist, dass Events damit separat zum À-la-carte-Geschäft online über dein Widget buchbar sind. Markierst du ein Event als Highlight, wird es im Widget besonders hervorgehoben und erscheint direkt auf der Startseite. Dort werden maximal fünf Events, die als nächstes anstehen, angezeigt.
Events, die nicht hervorgehoben sind, werden deinen Gästen erst angezeigt, wenn sie das entsprechende Datum wählen. Sofern beide Optionen verfügbar sind, können deine Gäste dann zwischen einer À-la-cart- und Event-Reservierung wählen.
Interne Reservierungen
Möchtest du telefonische oder persönliche Reservierungen für ein Event eintragen, gehst du zunächst so vor, wie bei jeder anderen Reservierung auch: Entweder über den Menüpunkt + Reservierung oder z.B. über einen Tisch im grafischen Tischplan. Ist für das gewählte Datum ein Event angelegt, wird dir dieses bei der Auswahl der Uhrzeit für die Reservierung vorgeschlagen.
Wählst du hier das Event, siehst du im nächsten Schritt die verfügbaren Reservierungszeiten für das Event und folgst dem Reservierungsprozess wie gewohnt.
Bestehende Reservierungen zuordnen
Vorhandene Reservierungen können ganz einfach nachträglich einem Event zugeordnet werden. Gehe dafür zunächst in die Bearbeitungsmaske für eine Reservierung. Finden an dem Tag der Reservierung Events statt, werden diese unter Reservierungsdetails aufgelistet und können entsprechend ausgewählt werden.
Benutzer mit Mitarbeiter-Rechten können eine Reservierung nur einem Event zuordnen, wenn dessen Reservierungszeiten mit dem Beginn der Reservierung übereinstimmen. Ab Manager-Rechten kann von den Reservierungszeiten des Events abgewichen werden.
Events auf dem Dashboard
Damit du deine Events und deren Nachfrage immer Blick hast, kannst du deinem Dashboard eine spezielle Kachel für Events hinzufügen. Mit einem Klick auf eines der Events landest du direkt auf deiner Reservierungsübersicht für das jeweilige Eventdatum.
Um dein Dashboard zu bearbeiten, scrolle auf dem Dashboard zunächst ganz nach unten und klicke auf Bearbeiten. Anschließend findest du oben rechts den Button + Kachel hinzufügen.
Noch Fragen?!
Gerne helfen wir dir persönlich weiter. Ruf uns einfach an oder schreib eine Nachricht an support@teburio.de