Häufige Fragen gelöst: Die Top 5 Support-Anfragen im Monat (und wie Teburio sie beantwortet)

Egal wie intuitiv ein System aufgebaut ist – im hektischen Gastro-Alltag tauchen immer wieder Situationen auf, in denen man kurz ins Grübeln kommt. Das ist völlig normal. Genau dafür ist unser Support-Team da. Doch viele dieser Fragen lassen sich mit wenigen Klicks selbst lösen, wenn man weiß, wo man schauen muss.

Wir haben die fünf häufigsten Support-Anfragen gesammelt, die uns jeden Monat erreichen, und beantworten sie hier kompakt und verständlich. So sparst du dir im besten Fall den Griff zum Telefon und kannst das Thema direkt selbst klären.

1. „Warum sind meine Zeiten online nicht buchbar, obwohl Kapazitäten vorhanden sind?“

Diese Frage erreicht uns mit Abstand am häufigsten – und das hat einen guten Grund. Teburio bietet dir sehr umfangreiche Möglichkeiten, deine Kapazitäten zu steuern. Das gibt dir maximale Flexibilität, bedeutet aber auch, dass es mehrere Stellschrauben gibt, die sich gegenseitig beeinflussen können.

Woran es liegen kann

Wenn deine Gäste online keinen freien Tisch finden, obwohl du im System noch Kapazitäten siehst, lohnt sich ein Blick auf folgende Punkte:

• Tische oder Tischkombinationen sind nicht für die Online-Buchung freigegeben: Nicht jeder Tisch, den du im System angelegt hast, ist automatisch auch extern (online) buchbar. Prüfe, ob die betroffenen Tische für die Online-Reservierung aktiviert sind.
• Bereiche sind den Reservierungszeiten nicht zugeordnet: Teburio arbeitet mit Bereichen (z. B. Innenbereich, Terrasse, Nebenraum). Damit ein Bereich online buchbar ist, muss er in den jeweiligen Reservierungszeiten als „Verfügbarer Bereich“ hinterlegt sein.
• Zusätzliche Kapazitätsgrenzen greifen: Hast du eventuell ein Limit pro Reservierungsintervall oder eine Gesamtkapazitätsgrenze gesetzt? Diese Begrenzungen sind extrem nützlich, um den Service zu entlasten (wie in unserem Beitrag zu Pufferzeiten beschrieben), können aber auch dafür sorgen, dass Zeiten als „ausgebucht“ erscheinen, obwohl physisch noch Platz wäre.
• Ein spezieller Tag ist aktiviert: Hast du für das betreffende Datum einen speziellen Tag mit abweichenden Einstellungen angelegt? Dieser überschreibt deine regulären Zeiten und Kapazitäten.

Die schnelle Lösung

Gehe systematisch die oben genannten Punkte durch – in der Regel liegt die Ursache bei einem dieser vier Hebel. Beginne bei den Tischen selbst und arbeite dich zu den übergeordneten Kapazitätsgrenzen und speziellen Tagen.

2. „Wie gehe ich mit unvorhersehbaren Wetterverhältnissen und Reservierungen im Außenbereich um?“

Gerade im Frühling und Sommer ist das Wetter der größte Unsicherheitsfaktor für alle Betriebe mit Terrasse oder Biergarten. Die Gäste buchen einen Außenplatz bei Sonnenschein, doch am Tag selbst zieht ein Gewitter auf. Was nun?

Drei Strategien im Überblick

Je nach Größe deines Betriebs und deiner Innenkapazitäten hast du verschiedene Möglichkeiten:

• Strategie 1 – Keine Online-Buchung im Außenbereich: Die einfachste Lösung für Betriebe mit sehr begrenztem Innenbereich. Du bietest online nur den Innenbereich an und vergibst Außenplätze manuell bei gutem Wetter.
• Strategie 2 – Klare Kommunikation: Du erlaubst die Buchung im Außenbereich, kommunizierst aber transparent (z. B. in der Bestätigungs-E-Mail), dass bei schlechtem Wetter kein Ausweichplatz garantiert werden kann.
• Strategie 3 – Die automatische Ausweichtisch-Funktion von Teburio: Der komfortabelste Weg für dich und deine Gäste. Aktiviere die Ausweichtisch-Funktion und definiere, welcher Innenbereich als Backup für welchen Außenbereich dient. Das System ordnet dann jeder Außenreservierung automatisch einen passenden Ausweichtisch innen zu.

Warum die automatische Lösung so wertvoll ist

Mit aktivierten Ausweichtischen musst du bei einem Wetterumschwung nicht hektisch Tische umplanen. Jede Reservierung hat bereits einen Plan B. Du bist auf jede Situation vorbereitet, deine Gäste erleben keinen Stress, und dein Service kann sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Sonnenterrassen voll auslasten: Smarte Reservierungsstrategien für warme Tage

3. „Wie passe ich meine Öffnungszeiten an Feiertagen oder für geschlossene Gesellschaften an?“

Ob Weihnachten, ein Betriebsurlaub oder eine private Firmenfeier, die den ganzen Laden beansprucht – es gibt immer Tage, an denen die regulären Zeiten nicht gelten. Die gute Nachricht: Du musst dafür keine komplizierten Workarounds basteln.

Die Funktion „Spezielle Tage“

In den Einstellungen findest du den Bereich „Spezielle Tage“. Hier hast du drei zentrale Möglichkeiten:

• Geschlossen markieren: Markiere ein Datum als „geschlossen“. Deine Gäste sehen im Widget einen entsprechenden Hinweis, und es werden keine Online-Buchungen für diesen Tag angenommen. Du kannst sogar eine individuelle Info-Nachricht hinterlegen (z. B. „Wir sind vom 24.–26. Dezember für euch im Einsatz – Buchung nur über unser Weihnachtsmenü-Event!“).
• Abweichende Reservierungszeiten: Du möchtest an einem Feiertag andere Öffnungszeiten anbieten als gewöhnlich? Lege für dieses Datum neue Reservierungszeiten an, die nur an diesem Tag gültig sind – ohne deine regulären Einstellungen zu verändern.
• Nur Events zulassen: Eine elegante Option, wenn du z. B. an Silvester kein normales Tagesgeschäft anbietest, sondern ausschließlich dein Silvester-Event mit bezahlten Tickets. Der Tag ist dann offiziell „geschlossen“ für reguläre Reservierungen, aber dein Event bleibt buchbar.

So hast du für jede Sondersituation die passende Konfiguration, ohne an deinem Standardbetrieb etwas ändern zu müssen.

4. „Kann ich die E-Mail-Vorlagen in Teburio personalisieren?“

Ja, absolut – und wir empfehlen dir dringend, das auch zu tun. Deine automatisierten E-Mails (Bestätigungen, Erinnerungen, Stornierungen) sind oft der erste und letzte digitale Kontaktpunkt mit deinem Gast. Wenn sie lieblos oder generisch wirken, verschenkst du eine Chance auf Eindruck.

Was du anpassen kannst

In den Einstellungen unter „E-Mails“ findest du alle E-Mail-Vorlagen, die an deine Gäste versendet werden. Du kannst dort folgende Aspekte individuell gestalten:

• Formulierung und Tonalität: Passe den Text so an, dass er zu deinem Betrieb passt. Ein feines Restaurant kommuniziert anders als eine lebhafte Tapas-Bar.
• Sprache: Du kannst Vorlagen auf Deutsch und Englisch anlegen – ideal, wenn du internationale Gäste empfängst.
• Darstellung und Design: Passe das Farbschema an dein Corporate Design an, damit die E-Mail wie ein professioneller Bestandteil deiner Marke wirkt.
• Separate Event-Vorlagen: Für deine Events kannst du eigene Bestätigungstexte erstellen, die sich inhaltlich vom Standard unterscheiden. So erhält der Gast, der ein Ticket für dein Weihnachtsmenü kauft, andere Informationen als jemand, der nur einen normalen Mittagstisch reserviert.

Warum sich die Personalisierung lohnt

Eine gut formulierte Bestätigungs-E-Mail, einem freundlichen Text und vielleicht einem Hinweis zur Anfahrt oder Parkmöglichkeit erzeugt Vorfreude und reduziert Rückfragen. Sie ist außerdem der perfekte Ort, um deine Stornierungsrichtlinien klar zu kommunizieren – freundlich verpackt, aber unmissverständlich.

Wie schreibt man eine Bestätigungs-E-Mail

5. „Wie kann ich in Teburio schnell einen Tisch tauschen?“

Mitten im Service merkt der Gast, dass er den Tisch am Fenster statt an der Wand bevorzugt. Oder eine größere Gruppe kommt als erwartet, und du musst spontan umdisponieren. Das darf in einem stressigen Moment keine komplizierte Aktion sein.

Drei Wege zum schnellen Tischwechsel

Teburio bietet dir gleich mehrere komfortable Möglichkeiten, Tische blitzschnell zu wechseln:

• Drag & Drop in der Zeitleiste und im grafischen Tischplan: Die intuitivste Methode. Ziehe eine Reservierung einfach per Drag & Drop auf einen anderen Tisch – fertig. Das funktioniert sowohl in der zeitlichen Übersicht als auch im grafischen Raumplan.
• Der „Tisch wechseln“-Button: In den Reservierungsdetails findest du einen dedizierten Button, der dir sofort alle aktuell freien Alternativen anzeigt. Mit einem Klick ist der Wechsel vollzogen.
• Die „Tische tauschen“-Funktion: Was tun, wenn alle Tische belegt sind, aber zwei Reservierungen besser auf dem jeweils anderen Platz aufgehoben wären? Teburio schlägt dir passende Reservierungen vor, mit denen ein Tausch sinnvoll wäre. So kannst du auch ohne freien Tisch eine Umplatzierung vornehmen – schnell und ohne Chaos.

Alle Änderungen werden in Echtzeit auf alle verbundenen Geräte synchronisiert, sodass dein gesamtes Team sofort über den neuen Stand informiert ist.

Einfacher Tischwechsel: So managst du spontane Anpassungen

Wir bieten dir Lösungen, die dich wirklich weiter bringen.

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Die meisten Fragen lösen sich in Sekunden

Die fünf häufigsten Support-Anfragen haben eines gemeinsam: Sie lassen sich fast immer mit wenigen Klicks direkt im System lösen, sobald man die richtige Stelle kennt. Teburio ist darauf ausgelegt, dir maximale Flexibilität zu geben – von der Kapazitätssteuerung über die Wettervorsorge bis hin zum spontanen Tischtausch im laufenden Betrieb.

Solltest du dennoch einmal nicht weiterkommen oder eine Einstellung unklar sein, ist unser Support-Team jederzeit für dich erreichbar. Schreib uns einfach an support@teburio.de – wir helfen dir gerne weiter.