Reservierungs-Tags im Einsatz: Wie du deinen Gästeservice durch interne Kennzeichnungen optimierst

Das Geheimnis eines perfekten Restaurantbesuchs liegt oft in den Details, die der Gast gar nicht bewusst wahrnimmt. Wenn der Service direkt zum Hochzeitstag gratuliert, ungefragt die vegane Karte anreicht oder den Lieblingsplatz am Fenster zuweist, entsteht echte Begeisterung. Doch wie stellst du sicher, dass diese wichtigen Informationen im hektischen Gastro-Alltag nicht untergehen?

Zettelwirtschaft oder mündliche Übergaben an der Kasse sind fehleranfällig. Genau hier kommen Reservierungs-Tags ins Spiel. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du diese smarten, digitalen Etiketten in deinem Reservierungssystem nutzt, um die Kommunikation zwischen Host, Service und Küche zu perfektionieren und deinen Gästen einen unvergesslichen Aufenthalt zu bieten.

Was sind Reservierungs-Tags eigentlich?

Ganz einfach gesagt: Tags weisen deinen Reservierungen besondere Eigenschaften zu. Es sind interne, oft farblich markierte Schlagworte oder digitale Notizen, die an eine bestimmte Buchung oder direkt an ein Gastprofil geheftet werden.

Anstatt lange Romane in ein Freitextfeld zu tippen, erfasst dein Team die wichtigsten Rahmenbedingungen mit nur einem Klick. Dabei wird grundsätzlich zwischen zwei Arten unterschieden:

• Reservierungs-Tags: Diese beziehen sich auf den konkreten Besuch. Sie markieren besondere Ereignisse, vorbestellte Menüs oder spezielle Wünsche für genau diesen Tag.
• Gastprofil-Tags: Diese weisen deinen Gästen individuelle, dauerhafte Eigenschaften zu (z. B. Allergien oder VIP-Status). Einmal hinterlegt, helfen sie dir dabei, deine Gästedatenbank zu filtern und bei zukünftigen Besuchen sofort wieder im Bilde zu sein.

Natürlich kannst du für deinen Betrieb beliebig viele individuelle Tags definieren. So passt du das System exakt an dein individuelles Gastro-Konzept an.

4 Praxis-Beispiele: So nutzt du Tags für den perfekten Service

Um das volle Potenzial dieser Funktion auszuschöpfen, solltest du dir vorab ein klares System überlegen. Hier sind vier Kategorien, die in keinem Betrieb fehlen sollten:

1. Besondere Anlässe

Gäste feiern gerne im Restaurant. Wenn du Reservierungs-Tags wie „Geburtstag“, „Jubiläum“ oder „Geschäftsessen“ anlegst, weiß dein Team sofort, wie der Tisch begrüßt werden sollte. Ein „Geschäftsessen“ verlangt vielleicht nach einem diskreteren Service und einer schnellen Rechnungsabwicklung, während beim „Geburtstag“ eine kleine Aufmerksamkeit mit Wunderkerze aus der Küche den Abend abrundet.

2. Räumliche Präferenzen

Nicht jeder Tisch ist für jeden Gast gleich gut. Nutze Tags wie „Kinderwagen“ oder „Kinderstuhl benötigt“ für die konkrete Reservierung, oder „Rollstuhlgerecht“ und „Lieblingsplatz am Fenster“ im Gastprofil. So sieht die Person, die den Tischplan am Abend verwaltet, auf den ersten Blick, welche Tische für diese Reservierung infrage kommen, ohne erst den kompletten Notizverlauf lesen zu müssen.

3. Gast-Status und VIPs

Jeder Gast ist König, aber Stammgäste sind das Fundament deines Umsatzes. Markiere Gäste über ihr Profil mit Tags wie „Stammgast“, „VIP“, „Neukunde“ oder auch „Kritischer Gast“. Über diese Gastprofil-Tags ordnest du einem Gast mit einem Klick vorab definierte Eigenschaften zu. Wenn dein Host sieht, dass ein „Neukunde“ ansteht, kann er sich bei der Begrüßung etwas mehr Zeit nehmen, um das Konzept des Restaurants zu erklären.

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4. Ernährungsgewohnheiten und Allergien

Dies ist für die Küche der wichtigste Punkt und ein klassischer Fall für das Gastprofil. Tags wie „Vegan“, „Glutenfrei“, „Nussallergie“ oder „Schwanger“ sind essenziell. Sie schützen die Gesundheit deiner Gäste und verhindern, dass in der Küche während der Stoßzeit Chaos ausbricht, weil plötzlich ein komplett neues Menü improvisiert werden muss.

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So unterstützt Teburio dich bei der Umsetzung

Dein Teburio-System macht die Verwaltung dieser Kennzeichnungen besonders einfach und übersichtlich:

• Volle Übersicht auf dem Dashboard: In deiner Reservierungsübersicht kannst du nach Tags filtern und dir Reservierungen mit bestimmten Tags auf dem Dashboard anzeigen lassen. So siehst du vor der Schicht sofort, dass heute Abend drei Geburtstage und zwei Allergiker anstehen.
• Zeitlich begrenzte Tags: Du planst ein spezielles Menü für den Valentinstag oder die Spargelsaison? In Teburio kannst du für Reservierungs-Tags sogar festlegen, für welche Zeiträume, Tage oder Monate diese verfügbar sind. Nach der Aktion verschwinden die Tags wieder und dein System bleibt aufgeräumt.
• Direkt integriert in die Online-Reservierung: Lass deine Gäste die Arbeit für dich machen. Relevante Tags können direkt im Online-Buchungsprozess abgefragt werden. Das Beste daran: Du kannst flexibel steuern, welche Tags für welche Schicht sichtbar sind – so wird beim Mittagstisch nur nach Business-Lunch-Präferenzen gefragt, während abends die Menü-Optionen oder Anlässe im Fokus stehen.
• Smarte Vorschläge: Auf Basis des Tages und der Uhrzeit für die du eine Reservierung anlegst, schlägt dir Teburio passende Reservierungs-Tags vor. Mit einem Klick fügst du deiner Reservierung so relevante Eigenschaften hinzu. Das spart bei der telefonischen Annahme wertvolle Sekunden.
• Langfristiges Wissen: Einmal an das Profil angeheftet, merkt sich das System die Präferenzen für die Zukunft. Bucht der Gast erneut, sind seine Eigenschaften bereits hinterlegt – deine Mitarbeiter wissen sofort, mit wem sie es zu tun haben und worauf sie achten müssen.

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